Wie viel Kaffee pro Gast? Mengen für Hochzeit, Tagung und Feier
Wie viel Kaffee pro Gast du brauchst, hängt weniger von der Gästezahl ab als vom Anlass und der Uhrzeit. Auf einer Tagung trinken die Leute deutlich mehr als auf einer Abendfeier. Und entscheidend ist oft nicht die Gesamtmenge, sondern der Moment, in dem alle gleichzeitig zur Bar wollen. Hier findest du klare Richtwerte pro Gast, eine Mengentabelle und die Antwort, wann ein zweiter Barista sinnvoll ist. Alles aus der Praxis hinter der Kaffeebar.
Wie viel Kaffee trinkt ein Gast?
Die Antwort hängt am Format. Als Faustregeln aus unseren Events:
- Hochzeit am Nachmittag (2 bis 3 Stunden): ein bis zwei Getränke pro Gast.
- Nach dem Dinner: etwa ein halbes bis ein Getränk pro Gast, meist Espresso.
- Tagung, ganzer Tag: drei bis vier Getränke pro Teilnehmer, verteilt auf Ankunft und Pausen.
- Firmenfeier oder Geburtstag (2 bis 4 Stunden): ein bis eineinhalb Getränke pro Gast.
- Messe: Hier zählt die Besucherzahl am Stand, nicht die Gästeliste. Die Grenze setzt die Maschine.
Kinder und die wenigen Gäste, die gar keinen Kaffee trinken, gleichen sich mit den Fans aus, die drei Cappuccinos schaffen. Deshalb rechnen wir immer mit der Gesamtzahl.
Mengentabelle nach Gästezahl
Die Tabelle zeigt typische Mengen für eine Feier mit etwa eineinhalb Getränken pro Gast und wie lange eine Maschine dafür reine Zeit braucht.
| Gäste | Getränke (ca.) | Reine Zubereitungszeit | Baristas |
|---|---|---|---|
| 30 | 45 | unter 1 Stunde | 1 |
| 60 | 90 | ca. 1 bis 1,5 Stunden | 1 |
| 100 | 150 | ca. 2 Stunden | 1 bis 2 |
| 150 | 225 | ca. 3 Stunden | 2 |
Die reine Zeit ist nur die halbe Wahrheit. Wenn alle direkt nach der Trauung oder in einer 15-Minuten-Pause kommen, entsteht trotzdem eine Schlange. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Warum die Stoßzeit wichtiger ist als die Summe
Eine Siebträgermaschine arbeitet gleichmäßig, deine Gäste kommen aber in Wellen. Typische Spitzen sind:
- direkt nach der Trauung,
- die erste Tagungspause am Vormittag,
- der Moment, in dem das Dessert auf dem Tisch steht.
In einer halben Stunde schafft ein Barista etwa 30 bis 45 Getränke. Wollen mehr Gäste gleichzeitig, wartet jemand länger als fünf Minuten. Bei kurzen Tagungspausen oder großen Hochzeiten planen wir deshalb eine zweite Person ein. Wie die Kaffeebar in den Hochzeitstag passt, zeigt unser Beitrag zur Kaffeebar auf der Hochzeit.
So planst du die Kaffeemenge in vier Schritten
- Format festlegen: Feier, Tagung oder Messe? Daraus ergibt sich der Richtwert pro Gast.
- Gäste mal Richtwert: 80 Hochzeitsgäste mal 1,5 ergibt rund 120 Getränke.
- Stoßzeit prüfen: Kommen mehr als 40 Gäste in einer halben Stunde? Dann zwei Baristas.
- Uns die Zahlen schicken: Den Rest planen wir, inklusive Bohnen, Milch und Wasser.
Für Tagungen und Messen haben wir eigene Tipps in unserem Beitrag zur Kaffeebar für Firmenevent und Messe gesammelt.
Was wir für die Kaffeebar mitbringen
Du musst nichts einkaufen. Wir bringen alles mit, was die Bar braucht: Siebträgermaschine, Mühle, Bohnen von kleinen Röstern, Milch, Hafermilch, Becher und Wasser. Für 100 Getränke sind das grob 1,5 bis 2 Kilo Bohnen und 10 bis 15 Liter Milch.
Von dir brauchen wir nur Strom, eine ebene Fläche von wenigen Quadratmetern und deine Eckdaten. Wie die Bar sonst funktioniert, steht in unserem Beitrag Pop-up Café mieten, was sie kostet, bei den Kaffee Catering Kosten. Für ein Angebot schreib uns.
Kurz zusammengefasst
Auf einer Feier reichen ein bis zwei Kaffeegetränke pro Gast, auf einer ganztägigen Tagung drei bis vier. Eine Maschine schafft 60 bis 90 Getränke pro Stunde, entscheidend ist aber die Stoßzeit: Ab etwa 40 Gästen in einer halben Stunde lohnt sich ein zweiter Barista. Wenn du in der Region Stuttgart, am Bodensee oder grenznah in Österreich und der Schweiz feierst, meld dich einfach mit Datum und Gästezahl.
Häufige Fragen
Wie viel Kaffee pro Gast sollte man einplanen?
Auf Feiern wie Hochzeit oder Geburtstag ein bis zwei Getränke pro Gast, auf einer ganztägigen Tagung drei bis vier. Nach dem Abendessen reicht meist ein halbes bis ein Getränk pro Person.
Wie viele Kaffees schafft eine Siebträgermaschine pro Stunde?
Etwa 60 bis 90 Getränke pro Stunde, je nach Mischung aus Espresso und Milchgetränken. Milchgetränke wie Cappuccino dauern etwas länger als ein Espresso.
Ab wie vielen Gästen braucht man zwei Baristas?
Nicht die Gesamtzahl entscheidet, sondern die Stoßzeit. Wollen mehr als etwa 40 Gäste innerhalb einer halben Stunde Kaffee, planen wir eine zweite Person ein, damit niemand lange wartet.
Wie viel Kaffee braucht man für 100 Gäste?
Auf einer Feier rund 150 Getränke. Dafür verbrauchen wir etwa 2,5 bis 3 Kilo Bohnen und 15 bis 20 Liter Milch. Das bringen wir alles selbst mit.
Wie viel Kaffee trinken Tagungsteilnehmer?
Auf einer ganztägigen Tagung drei bis vier Getränke pro Person, verteilt auf Ankunft, Vormittagspause, Mittag und Nachmittagspause. Die erste Pause ist fast immer die vollste.
Muss ich Bohnen und Milch selbst besorgen?
Nein. Wir bringen Bohnen, Milch, Hafermilch, Becher und Wasser mit. Du brauchst nur Strom und eine kleine ebene Fläche.