Event Catering planen: Checkliste von Anfrage bis Aufbau
Event Catering planen wirkt am Anfang wie ein großer Berg, ist aber gut zu schaffen, wenn du in der richtigen Reihenfolge vorgehst. Aus über hundert Events wissen wir, wo es hakt und was du wann klären solltest. Deshalb haben wir hier eine ehrliche Checkliste zusammengestellt, die dich von der ersten Anfrage bis zum Aufbau am Eventtag führt. Kein theoretisches Projektmanagement, sondern die Punkte, die in der Praxis wirklich zählen.
Wann solltest du mit der Planung anfangen?
Je früher, desto entspannter. Beliebte Termine von Mai bis September, vor allem Samstage, sind oft Monate im Voraus vergeben. Als grobe Faustregel:
- Große Events und Hochzeiten: drei bis sechs Monate vorher anfragen.
- Firmenfeiern und Sommerfeste: sechs bis zwölf Wochen vorher.
- Kleinere Geburtstage: vier bis acht Wochen reichen meist.
Der erste Schritt kostet dich nur eine kurze Nachricht. Sobald dein Termin steht, meld dich einfach bei uns, dann halten wir den Tag frei, bevor ihn jemand anders bucht. Alles Weitere lässt sich in Ruhe klären.
Die Checkliste: von der Anfrage bis zum Aufbau
Damit du nichts vergisst, hier der Ablauf Schritt für Schritt. Diese Reihenfolge hat sich bei uns über die Jahre bewährt.
| Phase | Was zu tun ist | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Anfrage | Datum, Ort, grobe Gästezahl, Art des Events melden | So früh wie möglich |
| Angebot | Menü, Umfang und Preis abstimmen, Angebot bestätigen | 4 bis 8 Wochen vorher |
| Feinabstimmung | Endgültige Gästezahl, Wünsche, Allergien, Timing | 1 bis 2 Wochen vorher |
| Aufbau | Team kommt an, baut auf, heizt den Ofen ein | 1 bis 2 Stunden vor dem Essen |
Diese vier Phasen sind das Gerüst. Zwischen Angebot und Feinabstimmung passiert oft wenig, das ist völlig normal. Wichtig ist nur, dass die endgültigen Zahlen rechtzeitig kommen. Wie du die Kosten dahinter einschätzt, steht in unserem Beitrag zu den Pizza Catering Kosten pro Person.
Wie viele Gäste und wie viel Essen?
Die Gästezahl ist der wichtigste Wert für die ganze Planung, weil daran Menge und Preis hängen. Rechne mit den festen Zusagen plus einem Puffer von etwa fünf bis zehn Prozent. Bei einem lockeren Event, zu dem Leute spontan mehr essen, planst du eher großzügig.
Für die Mengen gilt bei frisch gebackener Pizza eine einfache Regel: rund eine ganze Pizza pro Erwachsenem als Hauptessen, weniger als Ergänzung zum Buffet. Wir backen den ganzen Abend nach, sodass niemand mit leerem Teller dasteht. Wie du das genau kalkulierst, haben wir in wie viele Pizzen pro Person durchgerechnet.
Die endgültige Zahl brauchen wir meist eine Woche vorher. Kleine Verschiebungen sind kein Problem, aber je genauer die Zahl, desto weniger Rest oder Engpass am Ende.
Was musst du bei der Location klären?
Hier scheitern die meisten Überraschungen, wenn man nicht vorher hinschaut. Drei Dinge solltest du checken, bevor du zusagst:
- Stellfläche: Eine ebene Fläche, auf der das Setup steht. Ein Pizzaofen braucht ein paar Quadratmeter festen Boden.
- Strom: Ein Anschluss in erreichbarer Nähe. Wenn keiner da ist, sag uns Bescheid, dann finden wir eine Lösung.
- Zufahrt: Kommen wir mit dem Fahrzeug nah genug ran, um auf- und abzubauen?
Bei Regen hilft eine überdachte Ecke oder ein Zelt für den Ofen. Wenn du unsicher bist, ob deine Location passt, schick uns ein paar Fotos, wir sagen dir ehrlich, ob es geht. Warum wir dabei keine Küche vor Ort brauchen, erklärt unser Beitrag zum mobilen Catering ohne Küche. Für Firmenevents lohnt ein Blick auf unsere Seite zur Firmenfeier.
So läuft der Eventtag ab
Am Tag selbst sollst du dich um deine Gäste kümmern, nicht um uns. Deshalb halten wir den Ablauf schlank:
- Ankunft: Wir kommen ein bis zwei Stunden vor dem Essen, je nach Aufbau.
- Aufbau und Anheizen: Setup steht, Ofen läuft, bevor die ersten Gäste da sind.
- Essen: Sobald du das Zeichen gibst, backen wir frisch vor den Gästen.
- Abbau: Nach dem Essen räumen wir leise ab, ohne die Party zu stören.
Du gibst den Takt vor, wir richten uns danach. Verschiebt sich der Programmpunkt, verschiebt sich das Essen mit. Genau diese Flexibilität ist der Vorteil, wenn das Team zu dir kommt statt umgekehrt.
Kurz zusammengefasst
Event-Catering planst du am besten in vier Phasen: Anfrage, Angebot, Feinabstimmung und Aufbau. Der wichtigste Schritt ist der erste, weil gute Termine schnell weg sind. Kläre früh Gästezahl, Location und Strom, dann läuft der Rest fast von selbst. Wenn du in der Region Stuttgart, am Bodensee oder grenznah in Österreich und der Schweiz feierst, schick uns deine Eckdaten, dann planen wir dein Event gemeinsam durch.
Häufige Fragen
Wie früh sollte ich Catering für ein Event buchen?
So früh es geht, mindestens vier bis acht Wochen vorher. Beliebte Samstage von Mai bis September sind oft Monate im Voraus weg. Sobald dein Termin steht, lohnt sich die Anfrage, damit wir den Tag für dich freihalten.
Welche Infos braucht der Caterer für ein Angebot?
Datum, Ort, ungefähre Gästezahl und die Art des Events reichen für den Start. Je genauer du Location, Strom und Wünsche beschreibst, desto präziser wird das Angebot. Details lassen sich später verfeinern.
Was muss ich bei der Location vorab klären?
Vor allem eine ebene Stellfläche, einen Stromanschluss in Reichweite und die Zufahrt fürs Fahrzeug. Bei Regen hilft eine überdachte Ecke. Wenn du unsicher bist, schick ein paar Fotos, dann sagen wir dir ehrlich, ob es passt.
Wie viele Gäste sollte ich einplanen?
Rechne mit den festen Zusagen plus einem kleinen Puffer von etwa fünf bis zehn Prozent. Zu knapp kalkuliert wird es eng, zu großzügig kostet unnötig. Endgültige Zahlen brauchen wir meist eine Woche vorher.
Wann kommt das Catering-Team am Eventtag an?
Wir kommen so früh, dass Aufbau und Anheizen fertig sind, bevor deine Gäste da sind. Bei einem mobilen Pizzaofen sind das grob ein bis zwei Stunden vor dem Essen. Die genaue Zeit stimmen wir vorher ab.
Kann ich das Menü kurzfristig noch ändern?
Kleine Anpassungen wie zusätzliche vegetarische Optionen sind meist bis kurz vorher möglich. Größere Änderungen an Umfang oder Gästezahl brauchen etwas Vorlauf. Sag uns früh Bescheid, dann bekommen wir fast alles hin.
Brauche ich für das Event eine eigene Küche?
Nein. Mobiles Catering bringt Ofen, Technik und alles Nötige mit. Du brauchst nur Platz und Strom. Wie das ohne Küche vor Ort funktioniert, erklären wir in einem eigenen Beitrag.